Stok yönetiminde ve stok planlamasında temel hedef, bir müşteri siparişi geldiğinde, sipariş edilen ürünün müşteriye sevk edilmek üzere yeterli miktarda stokta hazır bulunmasını ve bir malzemeye ihtiyaç duyulduğunda, ihtiyaç duyulan malzemenin, ihtiyaç anında ihtiyaca ve yetecek miktarının stokta hazır bulunmasını sağlamaktır. Stok yönetiminin ikinci temel hedefi, bu görevi en düşük toplam maliyet ile gerçekleştirmektir.
Stok planlamasının sağlıklı yapılabilmesi için aşağıdaki soruların cevap bulması gerekir.
"ne zaman harekete geçmeli" ve "ne zaman sipariş vermeli"
"sipariş miktarı ne olmalı"
Stoklarla ilgili bu iki kararın verilme biçimi ve uygun kararı aramak yöntemi, stokların 3 boyut özelliklerine bağlıdır.
Stok kaleminin kaynağı,
stok kaleminin talep özellikleri ve
stok kalemlerinin edinme özellikleri.
Bu üç boyut, her bir stok her bir stok kalemin için farklı farklıdır. Bu nedenle, her stok kalemi için ayrı bir stok planı hazırlanır.
Stok kaleminin kaynağı
Stok kalemini edinmek için iki yol vardır: Üretim ve satınalma. Satılan ürünlerin iadesi de ürün stok artışı sağlayabilir, ancak, bu işlem stok planlamasında dikkate alınmaz. Stok kalemlerinin bu boyutu, sipariş özelliklerini belirler. Satın alınacak ve tedariki dışardan sağlanacak stok kalemleri için, Satın Alma Siparişi açılır. Üretilecek ürünler için ise Üretim Siparişi veya İş Emri açılır.
Talep Özellikleri
Stok planlaması açısından, bu talepler iki ana gruba ayrılır. bağımlı ve bağımsız talepler. Bağımsız talepler, adından da anlaşılacağı gibi, ihtiyacı veya müşteri siparişi önceden planlı ve kesin olarak bilinmeyen, ancak tahmin edilebilen taleplerdir. Bağımlı talepler ise, önceden planlanmış olan faaliyetlerin ihtiyacı olarak zaman ve miktar olarak belirlenebilen talep türleridir. Bağımlı ve bağımsız talepli stok kalemlerinin stok planlaması için farklı yöntemler kullanılır. Bağımsız talepli stok kalemleri için "Sipariş Noktası" ve "Ekonomik Sipariş Miktarı" hesaplaması yapılırken, bağımlı talebi olan stok kalemleri için "Malzeme İhtiyaç Planlaması" yöntemleri kullanılır.
Stok edinme özellikleri
Stok kalemlerinin edinilmesi ile ilgili olarak, fiyat ve edinme maliyeti, tedarik ön süresi, sipariş parti büyüklükleri, tedarik kapasitesi, sipariş etme veya üretim ayar maliyetleri, raf ömrü gibi, sipariş miktarını ve zamanını etkileyen parametrik özellikleridir. Sipariş zamanı ile sipariş miktarı, bu özelliklere göre belirlenir.
Yok satmak
Elde stok olmaması, yani sıfır stok olması, yok satmak demek değildir. Elde stok olmadığı durumlarda müşteriden sipariş gelmedi sürece, herhangi bir satış kaybı olmaz. Yok satmak durumu. müşteriden sipariş geldiğinde elde stok yoksa veya eldeki stok miktarı müşteri siparişinden az ise ortaya çıkar. Elde stok yok iken müşteri siparişi geldiğinde, müşterinin ne yapacağı önemlidir.
Müşteri, yeni teslimat gelinceye kadar bekleyebilir veya
Müşteri rakip bir ürüne yönelebilir
Birinci durumda, müşteri hizmet düşeyi düşer, ikinci durumda ise, satış kaybı oluşur.
Emniyet Stoku
Yok satmak durumlarına karşı önlem olması için emniyet stoku bulundurmak ve ya bulundurmamak, firmanın pazarlama-dağıtım stratejisi ile bağlantılı bir karardır. Mutlak müşteri memnuniyeti sağlamak üzere, hiçbir koşulda stoksuz kalmamak amaçlanabilir veya müşteri bulursa bulur, bulamazsa gider, diye düşünülebilir veya ara stratejiler benimsenebilir.
Elde bulundurulması gereken emniyet stok miktarı istatiksel tekniklerle veya bilgisayar simülasyonları ile saptanabilir. İstatiksel tekniklerde, önce müşteri takiplerindeki değişimler incelenir, ardından hedeflenecek müşteri hizmet düzeyi ile stok seviyeleri arasında dengeler aranır.
Bağımsız Talepli Stokların Planlaması
Yukarıda belirtildiği gibi, stok planlaması, temel olarak iki soruya cevap arar. Ne zaman sipariş verilmelidir ve sipariş miktarı ne olmalıdır? Bağımsız talebi olan ürün ve malzemeler sipariş zamanının belirlenmesi için "yeniden sipariş noktası" yönetimi, sipariş miktarının belirlenmesi için de "ekonomik sipariş miktarı" yöntemleri geliştirilmiştir.
Sipariş Zamanı ve Sipariş Noktası
Hiçbir malzeme veya ürünü istendiği, sipariş edildiği anda stoklarda hazır edemeyiz. İstenilen ürün, üretilerek elde edilecek bir ürün ise, üretim sürecinin tamamlanması için, satın alınacak bir ürün ise, satıcısından stoklarımıza gelince kadar bir süre gereklidir. Bu süre "ön süre" dir. İster üretilen, isterse satın alınan olsun, bir ürünü belirli bir zamanda stokumuzda ve elimizde olmasını istiyorsak, stok elde etme işlemini, o ürünün ön süresi kadar önce başlatmalıyız.
Stok elde etme işlemini başlatan olay sipariş açılmasıdır. Satın alınacak ürünler için satınalma siparişi, üretilecek ürünler için üretim siparişi.
Sipariş açma zamanını belirleyen parametre, ön süredir. Sipariş, bir stok kalemine gereksinme duyulacağı zamandan, o stok kaleminin ön süresi kadar önce açılmalıdır. Eğer sipariş açılacak olan stok kalemi, planlı bir işte kullanılacak ise, yani ne zaman, hangi tarihte ve saatte, gerektiği önceden bilinirse, sipariş açma zamanı zaman boyutunda belirlenebilir.
Yeniden Sipariş Noktası
Eğer sipariş edilecek stok kalemi kullanıla gelen ve yenilenen bir ürün ise ve gereksinme duyulacağı zaman ve tarih kesin olarak bilinemiyorsa, o zaman sipariş açma zamanı takvime bakarak değil, elde bulunan stok miktarına bakarak belirlenir.
Sipariş açıldığı anda elde bulunan stok miktarı, sipariş edilen ürün teslim alınıncaya kadar geçecek ön süre boyunca işletmenin gereksinimlerine yetecek kadar olmalıdır.Buna göre sipariş formülü:
SN=d x T + es
SN: Sipariş Noktası (elde kalan stok miktarı cinsinden)
d: Stok birimi cinsinden ortalama günlük gereksinme (günlük satış veya günlük kullanım)
T: Ortalama tedarik ön süresi
es: Emniyet stoku (miktar)
Bu formülü kullanmanın bir kolaylığı da, her stok kaleminin sipariş zamanını, takvim üzerinden ayrıca takip etmek zorunluluğunu ortadan kaldırmasıdır. Stok yenilemek zamanını kontrol etmek için, eldeki stok miktarına bakmak yeterli olacaktır.
Bu formül ile yöntemde stok miktarlarının her an sürekli olarak kontrol edilmesi vardır. Eldeki stok miktarları her gün gözden geçirme olanağı bulunduğunda veya bilgisayarlı stok yönetim sistemleri, stokların SN noktasına düştüğünde uyarı verecek biçimde düzenlendiğinde, SN doğru bir sipariş noktasıdır.
Sipariş Miktarı
Stok yönetiminin ikinci temel konusu, sipariş miktarına karar vermektir. Bu kararı yönlendiren faktörler, ekonomik faktörlerdir.
Sipariş zamanının belirlenmesinde sözü edildiği gibi, stok önceden planlı bir faaliyet için gerekli ise, yani ne zaman ve ne kadar stoğa gereksinme olduğu kesin olarak biliniyorsa o zaman sipariş miktarlarında önce plan ile belirlenmiş olan miktar dikkate alınır.
Ancak, sürekli olarak kullanılan ve müşteriler tarafından sipariş edilen bir ürün ise o zaman stok gereksinmesi, sürmekte olan günlük gereksinme miktarı veya günlük müşteri siparişi dikkate alınır. Stok edinmek ile ilgili iki boyutlu bir maliyet yapısı vardır.
Bu maliyetlerden birincisi stok taşıma maliyetidir. Ortalama stok miktarı ile stok elde etme maliyetinin bir fonksiyonudur. Sipariş miktarı arttıkça, ortalama stok miktarı artar ve bağlı olarak stok taşıma maliyeti artar.
Maliyetlerden ikincisi ise, sipariş açma maliyetidir. Her açılan yeni sipariş, yeni bir maliyet oluşturur. Üretilen ürünler için sipariş maliyeti, sipariş açmak için harcanan işgücü ayar maliyetidir. Satın alma işlemlerinde ise yine her siparişi açmak için harcanan iş gücü ile, sipariş başına satıcılara ödenen ek bedellerin toplamıdır.