Satın-alma planlamasının başlangıç noktası kuruluşun stratejik hedefleri, diğer bir deyişle, kuruluşun var oluş nedenleridir. Bu hedeflerin tedarik planlamasını etkileyen yönü, kuruluş, hedeflediği faaliyet ve performansı gerçekleştirmek için müşterilerine ne gibi mal ve hizmetler sunacağı, bu hizmetleri üreterek veya başkalarından satın alarak yerine getireceğidir.
Gereksinimlerin Belirlenmesi
Satın alma planlamasının birinci adımı, kuruluşun stratejik hedefleri doğrultusunda, hangi mal veya hizmetlere gereksinme olduğunun belirlenmesidir. Bu gereksinimler 3 kaynaktan doğar;
Müşterilere sunulacak mal ve hizmetler,
Müşterilere sunulacak mal hizmetlerin üretimi için gereken hammadde, parça veya malzeme ve hizmetler
Faaliyetlerin sürdürülebilmesi için gereken tüketim mal ve hizmetleri ile gerekli demirbaş ve donanım.
Tedarik Miktar ve Zamanının Belirlenmesi
Gereksinimlerin miktar ve zamanının belirlenmesi, stok yönetiminin ve dolayısıyla depo otomasyonunun temel konusudur. Üretilecek mal ve hizmetler için üretim planı, dışarıdan alınacak mal ve hizmetler için de satın-alma planı yapılır. Bunun için öncelikle özellikleri ve nitelikleri belirlenir. Ardından satın-alma miktar ve zamanı belirlenir. Miktar ve zamanı belirlemeye esas olan durum mal ve hizmetlerin talep özellikleridir. Bu talepler 2 ana gruba ayrılır.
Bağımsız Talepli Malzeme: Gereksinme miktarları ve zamanının belirlenmesi için talep tahmini yöntemleri kullanılır.
Bağımlı Talepli Malzeme: Üretilecek mal ve hizmetlerin üretimde kullanılacak ham-madde, malzeme ve hizmet gereksinmeleridir.
Satın-alma miktar ve zamanını belirleyen diğer faktörler, alınacak malın mevsimselliği, miktar-fiyat ilişkileri, iskontolar, parti büyüklükleri, stoklama olanakları ile sipariş sonrası tedarik ön süreleridir.
Tedarikçi Seçimi
Satın-alma kararlarının verilmesinden sonra, potansiyel tedarikçilerden teklifler alınır. Tedarikçilerin teklifleri, alınacak mal ve hizmetlerin niteliklerinin (kalite) uygunluğu ve satın-alma toplam maliyeti açısından karşılaştırılarak değerlendirilir. Satın-alma fiyat ve şartları, tekliflerin değerlendirme sonrasında tedarikçi ile yapılan pazarlıklar sonucunda şekillenir. Tedarikçi ve satın alan kuruluş arasında aşağıdaki konularda mutabakata varılır.
Satın alınacak mal veya hizmetin cinsi ve özellikleri, ambalaj ve paketlemesi,
Toplam satın-alma miktarı
Birden çok sipariş olacaksa sipariş büyüklük ve zamanları,
Teslimat ön süreleri
Teslimat biçimi ve teslimat yeri
Birim fiyat ve varsa ıskontoları
Ödeme zamanı ve biçimi
Satın alma şartlarının geçerlilik süresi
Satınalma Siparişi
Bu aşamaya kadar olan işlemler, satın-alma kararının verilmesi ve satın-alma planlaması yapılması işlemleridir. Fiili satın almanın yapılabilmesi için bir satın-alma siparişinin açılması gereklidir. Satın-alma siparişi, önceden hazırlanmış olan satın-alma planlamasına ve tedarikçi ile yapılmış olan satın-alma sözleşmesine uygun olarak, cins ve miktarları ile, ödeme biçimi, teslim yeri ve zamanını belirten, alıcı tarafından satıcıya verilen bir taahhüt niteliğinde belgedir.
Mal ve Hizmet Kabulü
Satın-alma işleminin bir sonraki adımı, satın alınan mal veya hizmetin içeriye taşınmasından sonra kabul edilme işlemidir. Mal ve hizmet kabulü bir dizi işlem ve operasyondan oluşur.
Sipariş kontrolü: Gelen mal ve hizmet için öncelikle bir satın-alma siparişinin olması gereklidir. Böyle bir satın-alma siparişi olup olmadığı, gelen mal ve hizmetin, sipariş şartlarına uygunluğu (tedarikçi, mal veya hizmet cinsi, miktarı, teslim şartları ve teslim zamanı) kontrol edilir. Diğer işlemlere, sipariş kontrol uygunluğu sağlandıktan sonra devam edilir.
Taşıt aracından malların indirilmesi ve boşaltılması. Bu işlem bir elleçleme işlemidir.
Gelen stokların miktar kontrolünün yapılması: Alınan stok miktarının, sevk belgesi (irsaliye) veya faturadaki belirtilen miktar ile ve siparişi edilmiş olan miktar ile uyumu kontrol edilir.
Giriş Kalite Kontrolü: Gelen stokların sipariş edilmiş nitelikler ile uygunluğu ve kalite özellikleri kontrol edilir. Kalite Kontrolü ayrı bir süreçtir ve ancak yetkili personel tarafından yapılır.
Stok Kayıt İşlemleri: Gelen mal ve hizmetin giriş stok kayıtlarının yapılmasıdır. Bu işlem, esas olarak bir stok yönetimi ve depo otomasyon işlemidir. Satın-alma işlemlerine etkisi, aynı zamanda, satın-alma siparişinin tamamlanmasına yönelik bir kayıt yaratmasıdır.